Wohnungsübergabeprotokoll – kostenlose PDF-Vorlage zum Download

Egal, ob es um einen Ein- oder um einen Auszug geht: Das Anfertigen eines Wohnungsübergabeprotokolls ist wichtig. Als Mieter bist du damit auf der sicheren Seite, wenn es um Ausbesserungen von Mängeln geht. Gleichzeitig profitieren auch Vermieter von einem detaillierten Wohnungsübergabeprotokoll:

Bei Ein- und Auszug wird der Zustand einer Mietwohnung schriftlich im Übergabeprotokoll festgehalten.

Dadurch kann Streit über Schäden an der Wohnung vermieden werden.

Im Übergabeprotokoll werden Zählerstände, eventuelle Mängel, die Anzahl der ausgehändigten Schlüssel und der Zustand von Fenstern, Wänden, Türen und Böden erfasst. 

Obwohl ein Übergabeprotokoll sinnvoll ist, ist es gesetzlich nicht vorgeschrieben. 

Eine Vorlage für dein Wohnungsübergabeprotokoll kannst du hier herunterladen.

 Wofür ist ein Wohnungsübergabeprotokoll gut?

Hat die Fliese einen Riss oder schließt ein Fenster nicht mehr richtig? Bei einer Wohnungsübergabe sollten sowohl Mieter als auch Vermieter besonders aufmerksam sein. Grund dafür: Übernimmst du als Mieter eine Wohnung, in der Schäden vorhanden sind, stehst du später schnell als Verursacher da. Umgekehrt fällt es dem Vermieter ohne ein Übergabeprotokoll schwer, bei später aufgetretenen Schaden zu beweisen, dass der Mieter diese verursacht hat. Das Wohnungsübergabeprotokoll ist daher für beide Parteien eines Mietvertrags sinnvoll und erspart Stress und Ärger, falls in der Mietwohnung einmal etwas kaputtgehen sollte. 

Kommt es zwischen Mieter und Vermieter zum Streit rund um Reparaturen und Verantwortlichkeiten, ist das Übergabeprotokoll eine Urkunde, der sogar Beweiskraft vor Gericht zukommt. Oft lassen sich die Unstimmigkeiten mithilfe des Protokolls aber schnell und ganz ohne einen Rechtsstreit klären.

 Wann wird ein Wohnungsübergabeprotokoll angefertigt?

Das Anfertigen eines Übergabeprotokolls ist sowohl beim Ein- als auch beim Auszug aus einer Mietwohnung wichtig. Der richtige Zeitpunkt ist dann gekommen, wenn sich keine Möbel mehr in der Wohnung befinden und eventuell nötige Renovierungsarbeiten abgeschlossen sind.  

Sollte der Vermieter kein Interesse daran haben, ein Protokoll zu erstellen, kann sich der Mieter trotzdem absichern: Gemeinsam mit einem neutralen Zeugen kann er ein Abnahmeprotokoll der Mietwohnung auch ohne den Vermieter anfertigen. Als neutraler Dritter kommt etwa ein Nachbar oder eine Nachbarin auf dem Haus infrage. 

 Ist ein Übergabeprotokoll für Mietwohnungen verpflichtend?

Niemand ist dazu verpflichten, beim Ein- oder Auszug ein Übergabeprotokoll anzufertigen. Allerdings ist das Protokollieren eventueller Mängel gängige Praxis und absolut sinnvoll:

Ziehst du als Mieter aus und übergibst deinem Vermieter einfach die Schlüssel, riskierst du, später für eventuelle Schäden aufkommen zu müssen, die du gar nicht verursacht hast. Verzichtest du als Vermieter hingegen auf ein Übergabeprotokoll bei Einzug eines neuen Mieters, kann dich dieser für Schäden zur Kasse bitten, die er nach dem Einzug selbst verursacht hat. 

Obwohl es keine gesetzliche Protokollierungspflicht gibt, ist das Übergabeprotokoll im Falle eines Rechtsstreits ein wichtiges und sinnvolles Beweismittel, das Mieter und Vermieter vor ungerechtfertigten Mängel- und Zahlungssprüche schützt.

 Das sollte in deinem Wohnungsübergabeprotokoll stehen

Möchtest du bei der Wohnungsübergabe ein Protokoll anfertigen, solltest du dir genügend Zeit nehmen, um die Wohnung ausreichend zu begutachten. Nur so hast du die Möglichkeit, eventuell vorhandene Schäden zu entdecken und zu dokumentieren. Gesetzlichen Vorgaben zum Inhalt eines Übergabeprotokolls gibt es nicht. Du musst dich also an keine strengen Formvorschriften halten. Damit das Protokoll seinen Zweck im Streitfalls bestmöglich erfüllen kann, sollten jedoch folgende Angaben und Informationen darin enthalten sein:

Namen und Anschrift beider Mietparteien

Personalien weiterer eventuell anwesender Personen

Zeit, Ort und Datum der Wohnungsübergabe

Zählerstände an Strom-, Wasser- und Gaszählern und Heizkörpern 

vorhandene Mängel (bestenfalls durch Fotos dokumentiert) 

Anzahl der übergebenen Schlüssel

Zustand der Wände und Böden

Funktionsfähigkeit elektrischer Geräte, Leitungen, Dusche, Toiletten, Wasserhähne und Heizkörper 

Zustand von Schlössern, Fenstern und Türen 

Zustand von Teppichen und Fliesen 

eventueller Schimmelbefall  

 Eine Vorlage zum Erstellen deines Übergabeprotokolls findest du hier

 Wer erhält das Wohnungsübergabeprotokoll?

Wurde ein Übergabeprotokoll erstellt, bekommen sowohl Mieter als auch Vermieter eine Abschrift. Würde das Protokoll bei einer Partei verbleiben, könnte es im Nachhinein einseitig verändert werden.

 So läuft die Wohnungsübergabe ab

Der Vermieter muss sicherstellen, dass ein neuer Mieter pünktlich in die Wohnung einziehen kann. Der Mieter hingegen muss die Wohnung pünktlich an den Vermieter zurückgeben. Für die Wohnungsübergabe bedeutet das: Sie hat bei Auszug spätestens am letzten, bei einem Einzug am ersten Tag des Mietverhältnisses stattzufinden. Selbstverständlich ist es auch möglich, dass sich Mieter und Vermieter auf einen anderen Übergabetermin einigen. 

Wer bei der Wohnungsübergabe anwesend sein muss, ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Üblich ist es jedoch, dass sowohl Mieter als auch Vermieter zur Übergabe erscheinen. Sollte eine Partei verhindert sein, kann sie sich durch einen bevollmächtigten Dritten vertreten lassen. 

 In welchem Zustand muss sich die Wohnung bei Übergabe befinden?

Der Vermieter ist verpflichtet, dem Mieter die Wohnung in einem zum Wohnen geeigneten Zustand zu übergeben – das ergibt sich aus § 535 BGB. Der Mieter seinerseits ist dazu verpflichtet, die Wohnung zum Ende des Mietverhältnisses in einem ordnungsgemäßen Zustand (§ 546  BGB) an den Vermieter zurückzugeben. 

Konkret bedeutet das: Bei Übergabe an einen neuen Mieter muss die Wohnung mangelfrei sein und den im Mietvertrag vereinbarten Zustand aufweisen. Bei der Rückgabe der Wohnung an den Vermieter muss die Wohnung ebenfalls frei von durch den Mieter verursachten Mängeln und besenrein sein. „Besenrein“ bedeutet, dass zumindest grobe Verschmutzungen entfernt werden müssen. Etwas anderes gilt nur dann, wenn eine umfangreichere Reinigungspflicht im Mietvertrag vereinbart wurde.

 Schönheitsreparaturen vor der Übergabe?

Eine häufig gestellte Frage ist die nach Schönneuessreparaturen und Renovierungen vor der Wohnungsübergabe. Prinzipiell lässt sich dazu sagen: Vor der Wohnungsübergabe an den Vermieter muss der Mieter alle Schäden, die er selbst verursacht hat, beseitigen. Schönheitsreparaturen hingegen muss der Mieter nur in bestimmten Fällen ausführen.

Prinzipiell ist der Mieter nur dann dazu verpflichtet, Wände und Heizkörper zu streichen, zu tapezieren oder ähnliche Schönheitsreparaturen durchzuführen, wenn dies im Mietvertrag eindeutig und rechtsgültig vereinbart worden ist. Enthält der Mietvertrag keine solche Vereinbarung, muss der Mieter keine Schönheitsreparaturen vornehmen. Ist eine Vereinbarung zu Schönheitsreparaturen im Vertrag enthalten, muss diese auf den tatsächlichen Zustand der Wohnung, die Dauer des Mietverhältnisses und den Umfang der vorzunehmenden Arbeiten bezugnehmen. Allgemeine Klauseln wie beispielsweise “alle 3 Jahre ist der Mieter dazu verpflichtet, Wände, Decken und Böden zu streichen” sind ungültig. 

 Darauf solltest du bei der Wohnungsübergabe sonst noch achten

Ist der Tag der Wohnungsübergabe gekommen, sollten sich Mieter und Vermieter genügend Zeit nehmen, um die Wohnung gemeinsam Raum für Raum zu besichtigen. Dabei sollten alle Punkte, dich sich auf unserer Vorlage eines Übergabeprotokolls befinden, geprüft werden. Damit das funktioniert, sollte die Wohnungsübergabe möglichst bei Tageslicht stattfinden, sodass sich eventuelle Schäden leichter erkennen lassen.

 Was, wenn bei der Wohnungsübergabe Schäden auftauchen?

Werden bei der Wohnungsübergabe Schäden entdeckt, kommt es darauf an, ob die Übergabe aufgrund eines Ein- oder eines Auszugs stattfindet:

 Der Mieter entdeckt beim Einzug Schäden

Entdeckst du als Mieter beim Einzug bzw. bei der Übergabe deiner neuen Wohnung Mängel, müssen diese unbedingt im Wohnungsübergabeprotokoll festgehalten werden. Handelt es sich um schwerwiegende Mängel ist der Vermieter dazu verpflichtet, diese zu beseitigen oder die Kosten der Reparaturen zu tragen.

Schwerwiegende Mängel sind etwa: 

Schimmelbefall

defekte Heizungen

Ungezieferbefall

defekte Stromleitungen oder Lichtschalter

abblätternde Tapeten

defekte technische, mitvermietete Einrichtung (zum Beispiel ein kaputter Herd)

Der Vermieter muss diese Mängel zeitnah beseitigen.

 Der Vermieter entdeckt beim Auszug Schäden

Entdeckt der Vermieter beim Auszug seines Mieters bzw. bei der Wohnungsübergabe Schäden, die der Mieter verursacht hat, muss er den Mieter auffordern, diese zu beseitigen. Mit dieser Aufforderung darf der Vermieter jedoch nicht zu lange warten. Ab Rückgabe der Wohnung verjähren die Ansprüche des Vermieters gemäß § 548 BGB in der Regel nach sechs Monaten. Die Verjährung ist allerdings gehemmt, sobald Mieter und Vermieter beginnen, über die Schadenbeseitigung zu verhandeln.

 Schäden bei der Wohnungsübergabe übersehen?

Ist das Wohnungsübergabeprotokoll unterschrieben, gilt es als vollständig, richtig und von beiden Mietparteien akzeptiert. Wurden Schäden an der Wohnung, die leicht erkennbar gewesen wären, nicht im Protokoll vermerkt, gelten sie als nach der Übergabe aufgetreten. Aufgrund übersehener Schäden kannst du als Mieter daher nicht die Miete mindern. Mehr noch: Beim Auszug kannst du theoretisch für die übersehenen Mängel verantwortlich gemacht werden.

Übersieht hingegen der Vermieter vorhandene und erkennbare Schäden beim Auszug des Mieters und vermerkt sie daher nicht im Wohnungsabnahmeprotokoll, kann er regelmäßig keinen Schadensersatz vom Mieter fordern.

 Verdeckte Mängel: So können Mieter und Vermieter vorgehen

Es gibt Schäden und Defekte, die sich nicht sofort erkennen lassen. Auch bei einer gründlichen Wohnungsübergabe kann etwa eine defekte Telefondose leicht unerkannt bleiben. Bemerkt der Mieter solche nicht sofort ersichtlichen Mängel erst nach der Wohnungsübergabe, sollte er seinen Vermieter schnellstmöglich informieren. So können sie nachträglich ins Wohnungsübergabeprotokoll aufgenommen werden. Entdeckt der Vermieter hingegen nach dem Auszug eines Mieters einen verdeckten Schaden, sollte er dies dem ehemaligen Mieter ebenfalls unverzüglich mitteilen. So kann auch dieser Mangel nachträglich in das Übergabeprotokoll eingefügt werden.

Weigert sich eine der Parteien, das Übergabeprotokoll nachträglich zu ändern oder hat den betreffenden Schaden schlimmstenfalls sogar arglistig verschwiegen, hilft lediglich der Gang zum Anwalt.

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