Budgetplan erstellen

Das Wichtigste in Kürze:

Unter Budgetplanung versteht man die Verwaltung finanzieller Ressourcen über einen begrenzten Zeitraum.

Das Ziel ist es, Finanzen zu kontrollieren und wichtige Ausgaben zu decken.

Es gibt dabei die strategische, taktische und operative Planung.

Die Bestandteile eines Budgetplans sind Einnahmen, feste und variable Ausgaben, Notfallfonds, Schulden, Investitionen und spezielle Teilpläne wie Absatz-, Produktions- und Marketingplan.

Wer einen Budgetplan erstellen will, muss feste Einnahmen ermitteln und feste und variable Ausgaben auflisten. Er muss auch für Notfälle planen, Schulden managen und das Budget regelmäßig überprüfen und anpassen.

Um deine Budgetzahlen zu ermitteln, musst du für deine Schätzungen die Vorjahreszahlen benutzen, Fortschreibungen um bestimmte Prozentsätze aufstellen oder Marktforschung und Kundenbefragungen durchführen.

 Was ist eine Budgetplanung?

Budgetplanung ist ein Prozess, bei dem du deine finanziellen Ressourcen gezielt verwaltest. Du schätzt deine Einnahmen und Ausgaben für einen bestimmten Zeitraum, normalerweise ein Jahr, und verteilst diese entsprechend deinen Zielen und Bedürfnissen.

Diese Planung hilft dir, deine Finanzen im Griff zu behalten, Überschuldung zu vermeiden und sicherzustellen, dass genug Geld für wichtige Ausgaben vorhanden ist.

Es ist ein unverzichtbares Werkzeug für ein effektives Finanzmanagement, sowohl im privaten als auch im geschäftlichen Bereich.

Kurz gesagt, ist ein Budget ein Plan, der deine wahrscheinlichen Einnahmen und Ausgaben über einen Zeitraum darstellt. So kannst du sicher gehen, dass du innerhalb deiner Mittel lebst.

Warum ist die Budgetplanung so wichtig?

Der Budgetplan ist für viele ein wichtiger Schritt zur Erreichung von finanzieller Stabilität, denn der Plan hilft bei der effizienten Verwaltung deiner Finanzen. Ein solcher Budgetplan ist die beste Lösung, um einen klaren Überblick über deine finanzielle Lage zu behalten.

Hier nochmal weitere Vorteile auf einen Blick:

 Welche Arten von Budgetplanung gibt es?

Es gibt, wie bei so vielem im Leben, auch bei der Budgetierung verschiedenste Ansätze, die sich je nach Zielsetzung und Umfang unterscheiden.

Es gibt:

Den strategischen Budgetplan

Den taktischen Budgetplan

Den operativen Budgetplan

 Strategische Budgetplanung

Hier geht es um langfristige Ziele und Visionen. Diese Art der Planung umfasst einen Zeitraum von mehreren Jahren und konzentriert sich auf die Gesamtausrichtung und langfristige Investitionen.

Diese Planung ist essenziell und orientiert sich an den übergeordneten Zielen und Strategien.

 Taktische Budgetplanung

Taktische Budgetplanung ist auf einen mittelfristigen Zeitraum ausgelegt und dient der Umsetzung strategischer Pläne. Sie konzentriert sich auf die Verteilung von Ressourcen für bestimmte Projekte oder Abteilungen über einen Zeitraum von ein bis drei Jahren. Diese Planung stellt sicher, dass die verfügbaren Mittel effektiv genutzt werden, um die strategischen Ziele zu erreichen.

 Operative Budgetplanung

Operative Budgetplanung hingegen ist kurzfristig und detailliert. Sie fokussiert sich auf die täglichen Ausgaben und Einnahmen und wird meist jährlich erstellt. Diese Art der Planung umfasst die Zuweisung von Ressourcen für konkrete Aufgaben und Abteilungen und ist entscheidend für das tägliche Finanzmanagement. Sie hilft dir, die laufenden Kosten zu überwachen und sicherzustellen, dass die operativen Aktivitäten im Rahmen des Budgets bleiben.

 Was gehört alles in meinen Budgetplan?

In deinem Budgetplan sollten alle finanziellen Aspekte der Verwaltung und Planung berücksichtigt sein, sonst wird er dir nicht viel bringen.

Das sind zum Beispiel die hier:

Anhand dieser Faktoren macht man dann Teilpläne, aus denen sich der gesamte Plan ableitet. Je nach der Größe des Unternehmens können hierzu gehören:

Absatzplan oder Umsatzplan

Produktionsplan

Marketingplan

Kostenplan, Erlösplan und Finanzplan

Materialplan

Personalplan

Investitionsplan

Kostenstellenplan

Allerdings, wenn du freiberuflich oder selbstständig bist, beschränken sich deine Ausgaben im Regelfall auf Computer und Telefon, einen Arbeitsplatz und Kundenakquise. Das stellst du dann einfach deinen Einnahmen gegenüber.

Gehen wir ins Detail:

 Was gehört in einen Absatzplan?

Im Absatzplan wird festgelegt, wie viele Produkte und Dienstleistungen im betrachteten Jahr oder pro Quartal, Monat, Woche hergestellt werden sollen. Daraus ergeben sich im nächsten Schritt der Produktionsplan und der Beschaffungsplan, allgemein als Ressourcenplan bezeichnet.

 Was kommt in einen Produktionsplan/Ressourcenplan?

Der Produktionsplan listet die benötigten Ressourcen für die Herstellung auf. Diese Ressourcen können umfassen:

Personal

Räume

Maschinen, Anlagen, Computer

Einrichtungen, Möbel, Geräte

Betriebs- und Hilfsstoffe

Material und Bauteile

Die Daten in diesen Teilplänen der Produktionsplanung basieren auf Berechnungen, die technische und organisatorische Aspekte berücksichtigen. Die Parameter dieser Berechnungen hängen von folgenden Faktoren ab:

dem herzustellenden Produkt

der eingesetzten Technologieder Kompetenz der Mitarbeitenden

der verfügbaren Zeit

und weiteren Faktoren …

Solche Zusammenhänge müssen ermittelt (beobachtet, gemessen, geschätzt) werden. In Produktionsunternehmen sind sie in Stücklisten und Arbeitsplänen dokumentiert.

Es wird überprüft, ob die vorhandenen Ressourcen ausreichen, um die prognostizierte Absatzmenge zu produzieren. Außerdem wird ermittelt, welche Ressourcen durch Verschleiß (z.B. Maschinen) oder Fluktuation (z.B. Personal) ersetzt werden müssen. Falls die bestehenden Ressourcen nicht für den geplanten Absatz ausreichen, müssen zusätzliche oder produktivere Ressourcen beschafft werden. Alternativ kann der Absatzplan angepasst werden. Die einzelnen Teilpläne werden kontinuierlich aufeinander abgestimmt und miteinander verknüpft.

 Was kommt in einen Marketingplan?

Um die Absatzziele zu erreichen, muss das Unternehmen Marketingmaßnahmen ergreifen. Im Marketingplan wird detailliert festgehalten, welche Schritte geplant sind, um den Vertrieb zu unterstützen und den Absatz zu steigern (Aktionsplan). Dazu können folgende Maßnahmen gehören:

Werbung im Fernsehen, in Zeitungen oder im Internet

Öffentlichkeitsarbeit (Public Relations)

Sponsoring

Brief- oder E-Mail-Marketing

Kundenzeitschriften

Messeauftritte

Kundenveranstaltungen

 Was kommt in Kostenplan, Erlösplan und Finanzplan?

Der Einsatz von Maschinen und Materialien in der Produktion, die Mitarbeitenden in Produktion, Marketing und Vertrieb sowie externe Dienstleistungen für Werbung verursachen Aufwand und Kosten. Diese werden im Kostenplan erfasst. Kosten, die zu Auszahlungen führen, sowie die Investitionsauszahlungen fließen in den Finanzplan ein.

Im Finanzplan werden gleichzeitig die Erlöse und Einzahlungen beschrieben, die sich aus dem Absatzplan ableiten. Die Differenz zwischen Erlös und Kosten sowie Einzahlungen und Auszahlungen ergibt den Cashflow und den Geldmittelbedarf. Dieser Bedarf muss durch ein entsprechendes Budget oder externe Kapitalzuflüsse (wie Kredite) gedeckt werden.

So bilden der Kosten- und der Finanzplan die Grundlage für das Budget, das festlegt, wie viel Geld und welche Ressourcen in verschiedenen Bereichen, für Investitionen oder Projekte verwendet werden sollen.

Konkrete Verkaufsaktivitäten werden im Vertriebsplan beschrieben. Dazu können gehören:

Kundenbesuche

Intensivierung des Telefonverkaufs (Outbound Calls)

Durchführung von Promotionen

Gewährung von Rabatten

Erstellung von Referenzprojekten

 Was kommt in einen Materialplan?

Ein Materialplan ist besonders relevant für produzierende Unternehmen und legt fest, wann welches Material eingekauft werden soll. Durch gebündelte Einkäufe und sorgfältige Planung können die Kosten entsprechend reduziert werden.

 Was kommt in einen Personalplan?

Ein gut strukturierter Personalplan im Budget umfasst wichtige Elemente zur effektiven Planung und Steuerung des Personalbedarfs sowie der damit verbundenen Kosten. Dazu gehören die aktuelle Anzahl der Mitarbeiter nach Abteilungen und Hierarchieebenen und die Prognose zukünftigen Personalbedarfs basierend auf geplanten Projekten und Wachstumszielen. Detaillierte Kostenübersichten aller Stellen für Gehälter, Boni, Sozialabgaben, und weitere Mitarbeiterleistungen zählen ebenfalls dazu. Genauso wichtig sind Budgetposten für Rekrutierungskosten, Fortbildungsmaßnahmen, Mitarbeiterbindung, Arbeitsplatzressourcen, Zeitarbeit und Überstunden, Zusatzleistungen sowie Abfindungen bei Mitarbeiterfluktuationen. Ein solcher Plan hilft Unternehmen, den genauen Personalbedarf zu ermitteln, die Personalkosten zu kontrollieren und sicherzustellen, dass sie über die nötigen Ressourcen verfügen, um ihre strategischen Ziele zu erreichen.

 Was kommt in einen Investitionsplan?

Ein Investitionsplan im Budget umfasst wesentliche Elemente zur Identifizierung, Bewertung und Steuerung geplanter Investitionen. Er definiert klare Ziele wie Expansion, Modernisierung oder Effizienzsteigerung. Er listet detailliert die geplanten Projekte auf, wie neue Maschinen, Gebäude oder IT-Systeme.

Eine umfassende Kostenübersicht inklusive Anschaffung, Installation, Schulung und Nebenkosten ist ebenso enthalten wie ein Zeitplan mit Start- und Abschlussdaten sowie Meilensteinen. Der Finanzierungsplan gibt Aufschluss über Eigenkapital, Fremdkapital, Leasing und Fördermittel.

Eine Kosten-Nutzen-Analyse bewertet die finanziellen und nicht-finanziellen Vorteile im Verhältnis zu den Kosten, während eine Risikobewertung potenzielle Risiken identifiziert und Strategien zu deren Minderung aufzeigt. Ein Abschreibungsplan regelt die Abschreibung der Investitionen über deren Nutzungsdauer.

Interne Verfahren und Entscheidungsträger für die Investitionsgenehmigung sind im Genehmigungsprozess festgelegt. Mechanismen zur Überwachung und Kontrolle der Investitionsfortschritte und -ausgaben gewährleisten eine effiziente Nutzung der Ressourcen zur Erreichung der Unternehmensziele.

 Was kommt in einen Kostenstellenplan? 

Ein Kostenstellenplan ist entscheidend für die effektive Überwachung und Steuerung der Unternehmensfinanzen. Er umfasst folgende wesentliche Elemente:

Der Plan beginnt mit der klaren Definition von Kostenstellen wie Abteilungen, Projekten oder Produktionslinien. Diese werden hierarchisch strukturiert dargestellt, um die Beziehungen und Berichtswege zu verdeutlichen. Die Kostenarten, darunter Personalkosten, Materialkosten und andere betriebliche Ausgaben, werden genau klassifiziert.

Budgets werden auf Basis historischer Daten und strategischer Ziele zugewiesen. Mechanismen zur gerechten Verteilung gemeinsamer oder indirekter Kosten werden eingeführt, während klare Verantwortlichkeiten definiert und regelmäßiges Reporting an das Management festgelegt wird.

Ein Soll-Ist-Vergleich der geplanten und tatsächlichen Kosten hilft, Abweichungen zu identifizieren und ihre Ursachen zu verstehen. Prozesse zur kontinuierlichen Überwachung der Kostenentwicklung werden implementiert, um den Kostenplan im definierten Zeitrahmen zu halten.

Eine detaillierte Abweichungsanalyse ermöglicht es, zukünftige Planungen zu optimieren. Insgesamt unterstützt ein gut strukturierter Kostenstellenplan präzise Kostenkontrolle und hilft dem Management, fundierte Entscheidungen zu treffen.

 Wie erstelle ich meinen Budgetplan? 6 einfache Schritte

Ein Budget zu erstellen mag zunächst schwierig klingen, ist jedoch kein Hexenwerk und kann in einfachen Schritten erreicht werden.

 Ermittle deine Einnahmen:

Wenn du einen Budgetplan erstellen möchtest, solltest du als Erstes deine regelmäßigen Einkommensquellen auflisten. Das sind zum Beispiel:

Monatliche Einnahmen

Zinserträge

Dividenden

Mieteinnahmen

Daraus ergibt sich dann die Grundlage deines Budgets, und du kannst bestimmen, wie viel du für verschiedene Posten ausgeben kannst und willst. Achte darauf, dass du deine Einkünfte nach Steuern berechnest. So erhältst du eine realistische Grundlage für dein Budget.

 Liste deine festen Ausgaben auf:

Der nächste Schritt besteht darin, alle festen Ausgaben aufzulisten. Dazu zählen Miete, Kreditraten, Abonnements und andere regelmäßige Zahlungen, die monatlich konstant sind.

Es ist wichtig, diese Ausgaben genau zu erfassen, da sie in der Regel unveränderlich sind und einen festen Bestandteil deines monatlichen Budgets ausmachen. Diese Aufstellung hilft dir, die unvermeidlichen Ausgaben von den variablen zu unterscheiden.

 Variable Ausgaben berücksichtigen

Variable Ausgaben beinhalten Posten wie Rohstoffe, Materialkosten oder Hilfsmittel, die monatlich unterschiedlich ausfallen können. Es ist hilfreich, einen Durchschnittswert, basierend auf deinen Ausgaben der letzten Monate zu berechnen.

Denke dabei auch an saisonale Schwankungen und unregelmäßige Ausgaben. Dieser Schritt ist entscheidend, um ein realistisches Budget zu erstellen.

 Für Notfälle planen

Ein Notfallfonds ist ein unverzichtbarer Bestandteil jedes Budgets. Er dient dazu, unvorhergesehene Ausgaben wie Reparaturen, unerwartete Personalausfälle oder rechtliche Auseinandersetzungen zu decken.

Experten empfehlen, mindestens drei bis sechs Monate deiner regelmäßigen Ausgaben als Notfallfonds zu sparen. Starte mit einem kleinen Betrag und erhöhe diesen nach und nach, bis du den empfohlenen Betrag erreicht hast.

 Schuldenmanagement

Wenn du Schulden hast, ist es wichtig, einen Tilgungsplan zu entwickeln. Berücksichtige dabei:

die Höhe der Schulden

die Zinssätze

die Tilgungsfristen

Fokussiere dich auf Schulden mit hohen Zinsen, um langfristige Kosten zu senken. Plane regelmäßige Tilgungszahlungen als festen Bestandteil deines Budgets ein.

 Überprüfen und Anpassen deines Budgets

Ein Budget sollte kein starres Dokument sein, sondern regelmäßig überprüft und bei Bedarf angepasst werden. Dies ist besonders wichtig, wenn sich deine finanzielle Lage ändert, zum Beispiel bei Erweiterungen oder neuen Ausgaben.

Eine regelmäßige Überprüfung ermöglicht es dir, auf dem richtigen Weg zu bleiben und sicherzustellen, dass dein Budget stets deine aktuellen finanziellen Bedürfnisse abbildet.

 Wie ermittle ich die Zahlen?

Weder deine Einnahmen noch deine Ausgaben können mit absoluter Genauigkeit vorhergesagt werden, da sie von vielen Faktoren abhängen, die du nicht immer kontrollieren kannst. Um dennoch möglichst präzise Zahlen zu erhalten, stehen dir mehrere Methoden zur Verfügung.

Unternehmen mit längerer Markterfahrung können ihre Planung für das kommende Geschäftsjahr auf den Ergebnissen des vorherigen Jahres basieren. Dazu werden messbare betriebswirtschaftliche Kennzahlen wie der Umsatz herangezogen, und ein entsprechender Anteil wird als Budget für das nächste Jahr festgelegt.

Bei der Fortschreibung werden die Zahlen des Vorjahres um allgemeine Vorgaben wie eine „Steigerung um x %“ angepasst.

Für etablierte Unternehmen bieten auch Marktforschung und Kundenbefragungen eine wertvolle Möglichkeit, um einen realistischen Blick auf die Zukunft zu werfen.

 Ich habe kein Unternehmen und will trotzdem mein Budget managen. Wie mache ich das?

Aber auch wer nicht selbstständig ist oder ein Unternehmen hat, möchte gegebenenfalls durch ein Budget den Überblick behalten. So kannst du leichter in deinem finanziellen Rahmen bleiben und vielleicht sogar Schulden abbauen oder etwa Geld beiseitelegen. Das Wichtigste ist hier eigentlich, alle festen Ausgaben von deinen Einnahmen abzuziehen. Dann hast du dein Budget für Konsumausgaben, wie etwa Essen, Kleidung und Restaurantbesuche etc. Natürlich wird der Begriff Budget auch manchmal für Geld verwendet, das einen bestimmten Zweck hat, zum Beispiel ein Weihnachtsbudget oder Urlaubsbudget. Egal wofür du es brauchst, hier sind ein paar einfache Schritte, um dein Budget zu erstellen.

 Einnahmen ermitteln

Zu den Einnahmen gehört alles Geld, das du regelmäßig und unregelmäßig erhältst. Dein Gehalt findest du auf deiner monatlichen Abrechnung, während du bei unregelmäßigen Einnahmen in deiner Einkommensteuererklärung nachschaust. Nutze dein durchschnittliches monatliches Einkommen als Basis. Notiere auch andere Einnahmen wie Kindergeld, Arbeitslosengeld oder Steuerrückerstattungen.

 Feste Ausgaben erfassen

Im zweiten Schritt gehst du deine festen monatlichen Ausgaben durch. Dazu gehören alle regelmäßigen Kosten wie Miete, Telefon und Versicherungsbeiträge. Am besten ziehst du die Kontoauszüge eines ganzen Jahres heran, damit du nichts vergisst.

 Verfügbares Budget ermitteln

Ziehe von deinen monatlichen Einnahmen die festen Ausgaben ab, um dein verfügbares Monatsbudget für alltägliche Ausgaben zu ermitteln. Das ist das Geld, das dir beispielsweise für den Wocheneinkauf oder den Kinobesuch bleibt. Wenn du in einem Monat etwas mehr Geld hast, kannst du dir auch mal etwas extra gönnen. Wird es knapp, solltest du dich auf die wirklich notwendigen Ausgaben beschränken.

 Saldo berechnen

Um deinen Saldo zu berechnen, notierst du am besten alle deine alltäglichen Ausgaben. Damit du nichts vergisst, solltest du deine Ausgaben täglich aufschreiben und dein Haushaltsbuch griffbereit halten. Das Budget minus die alltäglichen Ausgaben ergibt deinen Monatssaldo. So weißt du, was am Ende des Monats übrig bleibt – oder fehlt. Idealerweise ist der Saldo immer positiv, sodass du das Geld als Notfallreserve oder für die schönen Dinge des Lebens zur Seite legen kannst.

Im Großen und Ganzen musst du eigentlich nur diese Faustregel wissen:

Einnahmen – feste Ausgaben – veränderliche Ausgaben = Saldo

 Fazit:

Ein Budgetplan ist ein unverzichtbares Werkzeug, um die eigene finanzielle Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten. Er bietet eine klare Übersicht über Einnahmen und Ausgaben, hilft bei der Identifikation von Einsparpotenzialen und stellt sicher, dass finanzielle Mittel gezielt und effizient eingesetzt werden.

Durch einen strukturierten Budgetplan können Schulden vermieden und Rücklagen für unerwartete Ausgaben sowie zukünftige Ziele gebildet werden. Die regelmäßige Überprüfung und Anpassung des Budgetplans sorgt dafür, dass man flexibel auf Veränderungen reagieren und seine finanziellen Ziele langfristig erreichen kann. Insgesamt trägt ein gut durchdachter Budgetplan maßgeblich zur finanziellen Gesundheit und zum Wohlbefinden bei.

Und auch privat ist ein Budget eine essenzielle Maßnahme, um die eigene finanzielle Situation im Blick zu behalten und langfristig finanziellen Erfolg zu sichern. Durch die detaillierte Erfassung aller Einnahmen und Ausgaben kann man erkennen, wo Einsparpotenziale liegen und wie viel Geld monatlich für verschiedene Bedürfnisse zur Verfügung steht. Ein gut geführtes Budget hilft nicht nur dabei, notwendige Ausgaben zu decken und Schulden zu vermeiden, sondern ermöglicht auch gezielte Rücklagen für Notfälle und persönliche Wünsche.

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